Técnicas para superar los problemas

En los acuerdos de cooperación a las unidades organizativas de las diferentes empresas que deben trabajar juntas se les denomina “Interfaz organizativa”. Es posible que entre estas Interfaces se presenten algunos inconvenientes, por lo que surge la necesidad de establecer un mecanismo que tenga como objetivo superar dichos inconvenientes y promover la comunicación para desarrollar adecuadamente el proyecto. A este mecanismo suele denominársele gestión de la Interfaz.

La Fundación COTEC, en su libro sobre Pautas metodológicas para la Gestión de la Tecnología y de la Innovación en la Empresa, presenta un procedimiento para facilitar la gestión de interfaces el cual se describe a continuación:

 

¿En qué nivel organizativo se presenta el problema?

Los problemas de interfaz pueden producirse a diferentes niveles, entre unidades de las empresas, entre proyectos, o dentro de cada proyecto. Dependiendo del nivel, es conveniente crear comités que faciliten la comunicación y el intercambio de información entre estos niveles.





 

¿Cuál es el Motivo para crear una interfaz?

Cuando una labor se enfrenta a limitaciones de capacidad o ahorro de recursos, o necesidad de incrementar la producción gracias a la especialización, es posible que requiera ser realizada por una unidad organizativa determinada.A la hora de presentarse inconvenientes con esta unidades es necesario tener claro cuál es el motivo por el que se crea dicha interfaz, esto facilitará el establecimiento de sus limitaciones y alcances.

 



 

¿Cómo interactúan las partes?

Debe analizarse el tipo de interacción entre las partes. Se sugiere, para evitar conflictos de motivación entre las partes, implementar un programa de rotación de puestos que facilite compartir información. O, por ejemplo, si los problemas son por escasez de recursos, se debe buscar un mecanismo de asignación del recurso escaso por una programación preestablecida.



 

¿Qué caracteriza a las tareas que realizan las partes?

Para determinar qué instrumentos se deben elegir para gestionar la interfaz, se deben analizar las características de frecuencia, repetición, homologación y complejidad de las tareas. Además, hay que considerar qué partes con tareas frecuentes se pueden coordinar con mejor eficacia, qué partes deben trabajar en ciertas tareas esporádicamente.

 



 

¿Qué técnicas existen para gestionar?

A continuación se presentan algunas técnicas que pueden facilitar la gestión de estas interfaces, aunque se sugiere la presencia de un coordinador que se encargue de enlazar a las partes implicadas y esté cuidando de dicha relación.

Algunas de las técnicas que facilitan la gestión de interfaces son de carácter personal y otras lo son de carácter impersonal, sin embargo ambos grupos se centran en mejorar los aspectos de estructura organizativa o de formas de hacer el proceso.

Entre las técnicas de carácter personal que pueden facilitar la gestión de estas interfaces destacan:

Estructura	- Creación de equipos en:Comités, Grupos de trabajo, equipos de proyecto. - Trabajo del personal - Organización matricial - Disponibilidad de integrarse en las subculturas. - Sopesar la cooperación apoyando las características a la hora de elegir personal
Proceso	- Formación conjunta de objetivos y metas - Desarrollo de visiones conjuntas para la organización - Evitar soluciones extremas para los objetivos parciales y funcionales - Aprender cuáles son las diferencias entre las actividades, por ejemplo, por rotación de puestos o por una mayor formación. - Reuniones de información interna.

Trabajo personal

Se refiere a la misión de los mandos intermedios de establecer un puente que supere las eventuales interfaces organizativas. Su esfuerzo y éxito suele verse limitado por el escaso poder de éstos.

 

Integración de subculturas

La existencia de subculturas entre los socios puede conducir a una resistencia a cooperar y a una reducción tanto de la eficiencia como de la eficacia de la cooperación. El personal debe ser consciente de estos riesgos. Debería educárseles para enfrentarse a la integración de ese tipo de subculturas en una cultura común que apoye el objetivo que estén persiguiendo en cada momento. Por ejemplo, la formación conjunta puede ayudar a resolver casos empresariales en ese aspecto.

 

Formación conjunta de objetivos

La formación conjunta de objetivos y metas se puede lograr con la participación en juegos de simulación empresarial para desarrollar una visión común, aumentando la conciencia de las diferencias en los objetivos y metas, o preparando planes de incentivos que apoyen la formación conjunta de dichos objetivos y metas.

 

Metas parciales

Se ha observado que la imposición de metas parciales a menudo puede obstaculizar el logro de metas de nivel superior. Por ejemplo, los incentivos basados en cuotas de ventas pueden aumentar los esfuerzos comerciales, pero no favorecen la transmisión de las quejas de los clientes, lo que podría resultar muy importante para el personal de desarrollo de productos. Por lo tanto, se deben evitar las soluciones extremas a objetivos parciales o funcionales, si existen metas generales pero no se pueden explicitar.

 

Rotación de puestos – Mayor formación

Con los programas de rotación de puestos de trabajo o con una mayor formación, se puede mejorar el aprendizaje de los socios, ya que con estos programas las personas se relacionan y tienen la posibilidad de compartir sus capacidades y limitaciones.

 

Y entre las técnicas de carácter impersonal se destacan:

 

Estructura	- Reducir la distancia por medio de la descentralización y las organizaciones espaciales - Planificar algoritmos de descomposición - Programas - Transferir los precios - Sistemas de incentivos para apoyar la coordinación
Proceso	- Garantizar la información actualizada de los planes por medio del intercambio de información. - Establecimiento de redes - Ingeniería concurrente - Programas de rotación de puestos - Cultura empresarial que apoye la cooperación - Planificación y control de hitos - QFD.

 

Reducción de las distancias

Para evitar el aislamiento de los socios es necesario reducir las distancias mediante la implantación de mecanismos de comunicación.

 

Transferir los precios y Algoritmos de descomposición

Si se trata de gestionar el uso compartido de un recurso escaso sería conveniente distribuir ese recurso a través de un proceso racional. Eso se consigue estableciendo precios de transferencia, precios internos que equilibran la oferta y la demanda de ese recurso escaso.

Los planes más avanzados utilizan algoritmos de descomposición que determinan esos precios a través de un procedimiento paso a paso.

 

Planificación y control de hitos

En la planificación las tareas se dividen en subtareas; cada tarea se considera terminada una vez alcanza su hito particular. Los hitos permiten a todos los socios comunicar el progreso conjunto alcanzado, controlar desviaciones y analizar las razones de la existencia de las mismas.

 

Ingeniería concurrente

La ingeniería concurrente se caracteriza por un desarrollar un proyecto que se descompone en etapas que se desarrollan en paralelo con el objetivo de acelerar el proceso de desarrollo de productos. Esta técnica esta muy relacionada con la ingeniería concurrente y se caracteriza por gestionar un proyecto que se descompone en etapas, éstas se desarrollan lo más simultáneamente posible, lo que se llama “en paralelo”, con el objetivo de acelerar el proceso de desarrollo de productos. Esta técnica está muy relacionada con la planificación y control de hitos.